Lista de comprobación de los documentos de empleo
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Está obligado a obtener el nombre y el número de la Seguridad Social (SSN) de cada empleado y a introducirlos en el formulario W-2 (este requisito también se aplica a los empleados extranjeros residentes y no residentes). Si su empleado no tiene su tarjeta de la seguridad social a mano, la Administración de la Seguridad Social (SSA) ofrece la verificación del número de la seguridad social (SSN) y un acceso rápido a los formularios y publicaciones pertinentes.
No acepte un ITIN en lugar de un SSN para la identificación del empleado o para el trabajo. Un ITIN sólo está disponible para los extranjeros residentes y no residentes que no son elegibles para el empleo en los EE.UU. y necesitan identificación para otros fines fiscales. Puede identificar un ITIN porque es un número de 9 dígitos que comienza con el número “9” y tiene el formato de un SSN (NNN-NN-NNN).
También puede remitir a sus empleados al estimador de retenciones fiscales. Recuerde que esta aplicación es para ayudar a los empleados a asegurarse de que no se les retiene demasiado o demasiado poco impuesto sobre la renta de su salario. No es un sustituto del formulario W-4, pero la mayoría de las personas lo encontrarán más preciso y fácil de usar que las hojas de trabajo que acompañan al formulario W-4. Pueden utilizar los resultados de este programa para ayudarles a completar un nuevo Formulario W-4, que presentarán a su empleador. Pueden aplicarse normas especiales a los empleadores agrícolas. Para más información, consulte la publicación 51, (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide.
Documentos necesarios para solicitar un empleo
Antes de poder añadir un empleado a la nómina de su empresa, debe obtener un número de identificación fiscal para su empresa, también conocido como número de identificación del empleado (EIN) federal. Las empresas pueden solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Como solicitante, necesitará un formulario de su identificación fiscal personal, como el número de la seguridad social, y la información básica de la empresa, incluido el estado de la corporación.
El Departamento de Trabajo de EE.UU. establece que, por lo general, las empresas deben pagar los impuestos federales y estatales por desempleo si emplean al menos a una persona durante 20 semanas en un año natural, o si los salarios de sus empleados suponen más de 1.500 dólares por trimestre. Su empresa se registrará primero en la oficina estatal encargada del seguro de desempleo, luego registrará los salarios trimestrales de sus empleados y pagará los impuestos trimestrales por desempleo en línea.
Antes de contratar oficialmente a un nuevo empleado, debe verificar su identidad mediante el formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos. Su futuro empleado rellenará sus datos de identificación, como el número de la seguridad social y el estatus de ciudadanía, y deberá proporcionar copias de documentos aceptables que demuestren su identidad. Depende de usted o de su equipo de RRHH asegurarse de que estos documentos son auténticos. Conserve cada uno de estos formularios I-9 durante al menos tres años después de la contratación del empleado.
Documentos necesarios para la incorporación a un nuevo puesto de trabajo
Jean Murray, MBA, Ph.D., es una experimentada escritora y profesora de negocios. Ha enseñado en escuelas de negocios y profesionales durante más de 35 años y ha escrito para The Balance SMB sobre el derecho empresarial y los impuestos de Estados Unidos desde 2008.
Antes de que un nuevo empleado comience a trabajar y reciba su primer cheque de pago, hay algunos formularios que se requiere que el empleado complete. Estos formularios deben estar en el archivo de cada nueva contratación para que un empleador cumpla con las leyes federales y estatales.
Antes de iniciar el proceso de contratación de empleados, debe registrarse en el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE.UU. como empleador, obteniendo un número de identificación del empleador (EIN). Se trata de un número de identificación que casi todas las empresas deben tener para los informes y pagos de impuestos sobre las nóminas. Puede obtener un EIN rápidamente solicitándolo por Internet.
Una vez que tenga su EIN, tendrá que unirse al Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales del IRS (EFTPS). Esto le permitirá depositar los impuestos laborales de las retenciones de los empleados y de su empresa a través de un portal seguro en línea. También puede utilizar el EFTPS para programar los pagos con antelación y establecer notificaciones o alertas, para ayudar a gestionar las diferentes fechas de vencimiento asociadas con los impuestos sobre la nómina y otras responsabilidades fiscales del empleador.
Qué son los documentos de trabajo
Encontrar y contratar a la persona perfecta para su equipo es una tarea ardua, desde el examen de los currículos y los perfiles de LinkedIn hasta la gestión del proceso de entrevistas, la búsqueda de referencias y la presentación de la oferta.
Hay algunos papeles que querrá tener archivados para su nuevo empleado para facilitarle las cosas a su empresa en el futuro (más adelante), pero también hay ciertos documentos que necesitará tener archivados.
El formulario I-9 es un formulario utilizado para verificar la elegibilidad de un empleado para trabajar en los EE.UU. y, como empleador, hay dos cosas que debe hacer con este documento para cumplir con las leyes de elegibilidad de empleo.
En primer lugar, su nuevo empleado tendrá que rellenar el formulario I-9 con la información personal pertinente, incluyendo su nombre, fecha de nacimiento, número de la Seguridad Social (SSN), dirección y estatus de ciudadanía. El empleado también debe enumerar los documentos que aportará para verificar su elegibilidad para trabajar en EE.UU. (por ejemplo, un pasaporte estadounidense, una tarjeta verde o un permiso de conducir y un certificado de nacimiento).
