¿Qué datos debe tener un invoice?

Requisitos de las facturas de Australia

Las facturas recibidas son facturas de un vendedor o proveedor que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta del Libro Mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las normas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.

Esta verificación garantiza que la factura se contabiliza a tiempo y es aprobada por un empleado autorizado o por varios empleados de diferentes departamentos. La verificación formal de las facturas implica la revisión de los datos necesarios y obligatorios de la factura por parte del departamento de cuentas por pagar.

La verificación también garantiza que los importes de la factura están correctamente indicados y calculados, incluidos los tipos impositivos correctos, los importes de los impuestos y cualquier otra tasa indicada. Aquí también se comprueba el importe total y todos los demás cálculos, incluida la introducción de la codificación del libro mayor y el período contable adecuado. En la mayoría de los casos, las cuentas por pagar también se encargan de estas tareas.

La verificación del contenido se encarga de determinar si el producto facturado es el que realmente se ha pedido y recibido. En este punto también se comprueba el número de artículos, la calidad y el precio acordado. De estas tareas suelen encargarse los empleados del departamento de cuentas por pagar, del departamento de recepción o de compras.

Definición de factura

Con las normas nacionales no suele haber ningún problema. Pero ¿qué hay que tener en cuenta cuando se envía una factura al extranjero? Las facturas que un empresario alemán envía a una empresa extranjera o recibe de una empresa extranjera están sujetas a una normativa especial.

Además de la información obligatoria habitual en las facturas nacionales (por ejemplo, el número de factura consecutivo, la indicación de la fecha de entrega, la fecha de la factura), también debe tener en cuenta otros puntos cuando emite facturas dentro de la Unión Europea. No sólo las facturas nacionales, sino también las dirigidas a otros países de la UE o a empresas de los denominados terceros países, deben contener cierta información obligatoria para ser reconocidas por la Agencia Tributaria. Dado que se aplican normas diferentes dentro y fuera de la UE, siempre hay que comprobar en qué país se encuentra el comprador antes de emitir una factura. Los siguientes puntos son realmente importantes:

Si suministra un artículo “a usted mismo” para su propio uso, por ejemplo porque tiene una filial en otro Estado miembro, se aplican las mismas normas. En estos casos, la autoridad fiscal le exige que emita una “factura pro forma” y que grave la compra en el país de destino.

Detalles de la facturación

Como líder financiero, usted se esfuerza por tomar las decisiones financieras más inteligentes para su organización. Para ello, es fundamental disponer de datos completos y precisos. Si ha leído nuestro artículo sobre las ventajas de racionalizar el proceso de compra a pago, ya tiene una idea de lo mucho que puede facilitar su trabajo si tiene acceso a la información correcta. El siguiente paso es cómo puede adquirir fácilmente esta información y utilizarla en su beneficio para optimizar sus decisiones financieras y de compras. Siga leyendo para conocer tres razones por las que los datos precisos de las facturas son esenciales para el crecimiento de la empresa y cómo puede hacerlos realidad.

A la hora de tomar una decisión financiera, ¿preferirías basarte en información correcta o incorrecta? Seguro que eliges la primera. Pero, intentar acceder a datos correctos es más fácil de decir que de hacer. Sin la información correcta, es difícil responder a preguntas como:

La buena noticia es que las respuestas a estas preguntas pueden encontrarse en las facturas de sus proveedores. La mayoría de las empresas recogen su información a nivel de cabecera, lo que significa que sólo pueden ver el resumen de lo que pidieron en términos generales. Por lo tanto, el nivel de cabecera no muestra en detalle lo que pidió. Para encontrar esta información, es necesario acceder a los datos a nivel de línea. Los datos a nivel de línea proporcionan en detalle lo que está pagando y el desglose de costes.

Ejemplo de texto de factura

Al igual que muchos otros procesos financieros, la gestión de facturas se ha convertido oficialmente en una carga. “El 82% de los departamentos financieros se sienten abrumados por el elevado número de facturas que deben procesar a diario y la variedad de formatos en que se reciben”.

A pesar de las mejores intenciones, las empresas han ido armando procesos de facturación que hacen la vida de todos un poco más difícil. En realidad, nunca se diseñaron como soluciones a largo plazo. Simplemente eran lo mejor que había en ese momento.

También conocida como procesamiento de facturas, la gestión de facturas es el método mediante el cual las empresas realizan el seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores. En su forma más sencilla, el proceso consiste en recibir una factura de un tercero, validarla como legítima, pagar al proveedor y anotar el pago en los registros de la empresa.

Por un lado, las facturas suelen enviarse al punto de contacto de la empresa, el usuario del servicio. Éste no suele ser un miembro del equipo de finanzas o un empleado de cuentas por pagar, lo que significa que esta factura tiene que ser transmitida.