Software gratuito de gestión de inventarios
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El control de existencias, también conocido como control de inventario, es el proceso de mantener la cantidad adecuada de existencias, de modo que una empresa pueda satisfacer la demanda de los clientes sin demora, manteniendo los costes de mantenimiento de las existencias al mínimo.
Las empresas que trabajan con productos físicos necesitan existencias para vender. El objetivo del control de existencias es asegurarse de que la empresa tenga siempre suficientes existencias para sus clientes, al tiempo que equilibra la cantidad gastada en la adquisición y el almacenamiento de existencias. Aunque esto pueda parecer sencillo en teoría, pueden intervenir factores que escapan al control de la empresa, como el clima, las crisis económicas, las acciones sindicales, etc.
Un sistema de control de existencias, también conocido como sistema de control de inventario, incorpora todas las funciones asociadas a la gestión y el mantenimiento de las existencias. Debe abarcar todo, desde las compras, el seguimiento de los productos y la rotación de los mismos, hasta las entradas de almacén, el envío y la recepción y el reordenamiento de los productos.
El sistema manual más básico consiste en anotarlo en un libro de existencias, en una tarjeta de existencias o en el uso de hojas de cálculo. Aunque esto funciona para una empresa que acaba de empezar, no puede mantenerse a medida que la empresa crece. Para ello, se necesita un sistema de control de existencias automatizado.
Toma de valores
La gestión de inventarios se refiere al proceso de pedir, almacenar, utilizar y vender el inventario de una empresa. Incluye la gestión de las materias primas, los componentes y los productos acabados, así como el almacenamiento y el procesamiento de dichos artículos.
El inventario de una empresa es uno de sus activos más valiosos. En el comercio minorista, la industria manufacturera, los servicios alimentarios y otros sectores que hacen un uso intensivo de las existencias, los insumos y los productos acabados de una empresa son el núcleo de su negocio. Una escasez de inventario cuando y donde se necesita puede ser extremadamente perjudicial.
Al mismo tiempo, el inventario puede considerarse un pasivo (aunque no sea en sentido contable). Un gran inventario conlleva el riesgo de deterioro, robo, daños o cambios en la demanda. Las existencias deben estar aseguradas y, si no se venden a tiempo, es posible que haya que deshacerse de ellas a precios de liquidación, o simplemente destruirlas.
Por estas razones, la gestión del inventario es importante para las empresas de cualquier tamaño. Saber cuándo reponer el inventario, qué cantidades comprar o producir, qué precio pagar -así como cuándo vender y a qué precio- puede convertirse fácilmente en decisiones complejas. Las pequeñas empresas suelen hacer un seguimiento manual de las existencias y determinar los puntos de reposición y las cantidades mediante fórmulas de hojas de cálculo (Excel). Las empresas más grandes utilizan software especializado de planificación de recursos empresariales (ERP). Las empresas más grandes utilizan aplicaciones de software como servicio (SaaS) altamente personalizadas.
Inventario de existencias
Algunas empresas pueden tener normas muy diferentes para el exceso de existencias en los distintos departamentos. Por ejemplo, un minorista de productos electrónicos probablemente necesite tener a mano muchas más pilas o alargadores que televisores de pantalla ancha y otros artículos de prestigio.
El control de inventario combina las políticas de nivel de existencias con las ventas o la producción previstas, según el tipo de negocio que se dirija. Dado que ambos funcionan de la misma manera, a veces se denominan tasa de ejecución proyectada.
El software de gestión de inventarios agiliza los procesos de inventario. Puede ser una gran ventaja. Pero hay algunas cosas que no puede hacer: no detecta las mermas (el inventario que se ha estropeado, dañado, perdido o robado) cuando se producen. Las comprobaciones cruzadas son necesarias para confirmar sus registros de inventario. Esto se conoce como auditorías de existencias.
En el comercio minorista, los productos que se venden más rápido necesitarán más artículos en stock. Los productos con mayores márgenes son más importantes para mantener en stock. Las empresas manufactureras tienen que sopesar estas dos cuestiones y el hecho de que (por ejemplo) con la misma cantidad de materiales se pueden fabricar dos armarios o una cómoda.
Gestión de inventarios frente a control de inventarios
Los controles internos sobre el inventario de una empresa tienen por objeto garantizar que la dirección disponga de un recuento exacto de los materiales y bienes que tiene disponibles para la venta y proteger esos bienes para que no se estropeen, sean robados o no estén disponibles para la venta. En resumen, los controles internos de los inventarios tienen por objeto garantizar que una empresa siempre tenga recursos suficientes para producir y vender bienes para satisfacer las necesidades de sus clientes sin tener un exceso de oferta.
Este proceso se ve afectado por la estructura de la empresa, sus empleados y sus sistemas de información. Dado que el inventario de una empresa está directamente vinculado a la capacidad de la empresa para generar beneficios, los controles internos deben ser exhaustivos y requieren una reflexión importante a la hora de ser diseñados.
Las empresas deben almacenar el inventario en almacenes seguros y espaciosos para que no sea robado o dañado. Las mercancías y los recursos del mismo tipo o similares deben mantenerse en la misma zona general del almacén para minimizar la confusión y garantizar un recuento preciso.
Un sistema de gestión de inventarios es una serie de procedimientos, a menudo con la ayuda de un programa informático, que sigue la progresión de los activos a través del inventario. Por ejemplo, supongamos que la empresa adquiere una cantidad determinada de materia prima. Cuando la empresa recibe ese material, la cantidad debe anotarse en el sistema de gestión de inventarios. A medida que el material se transforma en bienes para su reventa, la cantidad de materia prima utilizada debe deducirse del “inventario de materia prima” y la cantidad de bienes resultantes del proceso debe añadirse al “inventario de bienes terminados”. “A medida que se vende cada artículo terminado, el “inventario de productos terminados” debe disminuirse en esa cantidad.
