¿Cómo dar la bienvenida a una reunion virtual?

Discurso de bienvenida a la reunión de la APT durante la covid-19

Sin embargo, los eventos en línea requieren una traducción reflexiva. A menos que se trabaje con las numerosas ventajas de la comunicación en línea y se reduzcan sus inconvenientes, la gente puede sentirse incómoda e incluso insegura para contribuir.

Para crear un gran evento en línea, empieza por centrarte en la experiencia de bienvenida. La experiencia de bienvenida es crucial para cualquier evento, pero aún más en línea porque, una vez que se pierde la atención de la gente en línea, es mucho más difícil recuperarla.

Pregunta si puedes llamar a determinados miembros, coorganizadores u otros miembros del equipo de liderazgo durante la sesión, especialmente si las cosas se ponen incómodas y nadie habla. Los silencios pueden durar mucho más en los eventos online que en los offline. Así que busca a las personas que puedan cubrirte las espaldas o coorganizar contigo. Los miembros de este tipo también pueden ser opciones potenciales para los futuros miembros del equipo de liderazgo, especialmente para aquellos miembros que normalmente no podrían asistir a los eventos en persona debido a limitaciones de horario o accesibilidad.

Plantea preguntas en el chat de antemano o hazlas en voz alta. Cuanto antes consigas que la gente contribuya, mejor. A continuación, responda a los mensajes en voz alta. Esto ayuda a que la gente se sienta escuchada y vista. Como líder del evento, estableces la norma y creas seguridad.

Palabras de apertura durante el covid

Tras un año de trabajo a distancia en medio de una pandemia mundial, no es de extrañar que muchas personas estén más quemadas y desconectadas del trabajo que hace un año. Un estudio reveló que el 85% de las personas expresaron un importante descenso en su bienestar, y otro descubrió que el 46% se siente menos conectado con su empresa. Aunque ningún gesto solucionará el impacto que el último año ha tenido en los empleados, las pequeñas acciones intencionadas a lo largo del tiempo pueden marcar la diferencia.

Pocas acciones tienen la capacidad de reforzar positivamente la relación de un líder con su gente que invertir tiempo al comienzo de las reuniones para una rápida y significativa revisión. Muchos líderes bien intencionados comienzan las reuniones preguntando “¿Cómo están todos hoy?”. Si las personas responden habitualmente con un “estoy bien” o se quedan calladas, lo más probable es que perciban la pregunta más como una actividad de “marcar la casilla” que como un auténtico interés por su bienestar. Para crear conexiones más sólidas, los jefes de equipo deben invertir más tiempo e intención en sus comprobaciones.

Comentarios iniciales del presidente en una reunión

Tanto si celebras la reunión como si asistes a ella, es de buena educación mantener una pequeña charla mientras esperas a que empiece la reunión. Debes hablar de cosas no relacionadas con la reunión, como el tiempo, la familia o los planes del fin de semana.

Pierre: Creo que vamos a empezar ahora. En primer lugar, me gustaría daros la bienvenida a todos y agradeceros que hayáis venido, especialmente con tan poca antelación. Sé que todos estáis muy ocupados y que es difícil sacar tiempo de vuestras tareas diarias para las reuniones.

Si alguien en la reunión es nuevo en el grupo, o si hay un orador invitado, este es el momento en el que se deben hacer las presentaciones. El responsable de la reunión puede presentar a la nueva persona o pedirle que se presente.

Si la reunión es un grupo pequeño, probablemente no sea necesario tomar nota de la asistencia en voz alta. La persona que levante acta conocerá a todos personalmente y podrá indicar quién está presente y quién está ausente. En una reunión más numerosa, puede ser necesario enviar una hoja de asistencia o llamar por los nombres. Si una figura importante está ausente, puede ser necesario que el presidente se disculpe por su ausencia y ofrezca una breve explicación al respecto.

Cómo empezar una reunión

Nos pasamos el día asistiendo a muchas reuniones, pero la reunión bien gestionada es una joya rara. No es fácil dirigir una buena reunión, y en nuestro mundo cada vez más virtual es aún más difícil dirigir una reunión virtual eficaz. Pero es una habilidad que merece la pena practicar, y tus compañeros te lo agradecerán.

Gestionar reuniones no es fácil ni es una ciencia; se aprende más cada vez que se hace. Una de las mejores maneras es observar la actuación de un buen facilitador. Puedes analizar lo que hacen bien y copiar sus movimientos la próxima vez que dirijas una reunión.

1. 2. Si eres un participante en una reunión, lee y sigue estas Diez reglas básicas para ser un participante eficaz en una reunión virtual (http://www.facilitate.com/blog/index.php/2009/10/virtual-meeting-ground-rules).

3. Domina el software de reuniones virtuales de tu empresa, como ReadyTalk, Elluminate o WebEx. Pruebe los tutoriales en línea y, a continuación, pida a un colega que actúe como su público y utilice las funciones para poder actuar sin problemas.