¿Quién es el responsable de la conciliación bancaria?

Plantilla de conciliación bancaria en Excel

Uno de los procedimientos de control de efectivo más comunes es la conciliación bancaria. En las empresas, cada extracto bancario debe ser conciliado rápidamente por una persona que no esté involucrada en las funciones de ingresos y desembolsos de efectivo. La conciliación es necesaria para identificar errores, irregularidades y ajustes en la cuenta de caja. El hecho de que una persona independiente prepare la conciliación ayuda a establecer la separación de funciones y disuade del fraude al exigir la connivencia para las acciones no autorizadas.

Hay muchos formatos diferentes para el proceso de conciliación, pero todos cumplen el mismo objetivo. La conciliación compara la cantidad de efectivo que aparece en el extracto bancario mensual (el documento recibido de un banco que resume los depósitos y otros créditos, y los cheques y otros débitos) con la cantidad de efectivo que aparece en el libro mayor. Estos dos saldos a menudo difieren, como se muestra en la siguiente ilustración:

Las diferencias se deben a las partidas reflejadas en los registros de la empresa pero que aún no han sido registradas por el banco. Algunos ejemplos son los depósitos en tránsito (un recibo anotado en los registros de la empresa pero que no ha sido procesado por el banco) y los cheques pendientes (cheques emitidos que no han sido liquidados por el banco). Otras diferencias se refieren a elementos anotados en el extracto bancario pero no registrados por la empresa. Algunos ejemplos son los cheques sin fondos suficientes (cheques “calientes” depositados previamente pero que han sido devueltos por falta de pago), los cargos por servicios bancarios, los efectos por cobrar (como una cuenta por cobrar, pero más “formalizada”) cobrados por el banco en nombre de una empresa y los ingresos por intereses.

Nota recogida por el banco conciliación bancaria

Para realizar una conciliación bancaria se cotejan los saldos de caja del balance con el importe correspondiente del extracto bancario, determinando las diferencias entre ambos con el fin de realizar cambios en los registros contables, resolver cualquier discrepancia e identificar las transacciones fraudulentas.

Las empresas llevan un libro de caja para registrar tanto las transacciones bancarias como las de efectivo. La columna de efectivo en el libro de caja muestra el efectivo disponible, mientras que la columna del banco muestra el efectivo en el banco.

Del mismo modo, el banco también mantiene una cuenta para cada cliente. En los libros del banco, los depósitos se registran en el lado del crédito mientras que las retiradas se registran en el lado del débito. El banco envía el extracto de la cuenta a sus clientes cada mes o a intervalos regulares.

A veces estos saldos no coinciden. La empresa debe identificar las razones de la discrepancia y conciliar las diferencias. Esto se hace para confirmar que todas las partidas están contabilizadas y que los saldos finales coinciden.

Usted recibe del banco un extracto bancario, normalmente al final de cada mes. El extracto detalla el efectivo y otros depósitos realizados en la cuenta corriente de la empresa. El extracto también incluye los gastos bancarios, como las comisiones de mantenimiento de la cuenta.

Qué es un extracto bancario

Por lo general, las empresas o los clientes abren una cuenta corriente en un banco, realizan transacciones y las registran, mantienen una columna bancaria en el libro de caja. El banco también abre una cuenta separada para cada empresa o cliente en su libro de contabilidad y suministra una copia de la misma al cliente. A veces, los asientos realizados en la libreta y en la caja no coinciden entre sí. Por lo tanto, se prepara un estado para identificar las razones de la diferencia en el saldo de ambos libros y también totalmente los saldos llamados estados de conciliación bancaria. Lo mismo se explica debidamente en el capítulo 5 de la clase 11 de Contabilidad, vamos a repasar el tema y analizarlo en detalle.

Un estado de conciliación bancaria es un estado financiero preparado para conciliar las diferencias en el saldo de la columna bancaria del libro de caja y de la libreta mostrando todas las causas de la diferencia entre ambos.

Una conciliación bancaria sirve para comparar tus registros con los de tus bancos. Comprueba si hay dos conjuntos de registros diferentes para usted y el banco en las transacciones de efectivo. El saldo final de tu versión se llamará “saldo contable”. La versión del banco se denomina “saldo bancario”.

¿Cuál es la importancia de la conciliación bancaria?

La política de la Universidad es que todas las entradas y salidas de fondos en las cuentas bancarias de la Universidad se registren en el libro mayor (UR Financials) en el momento oportuno. La conciliación bancaria frecuente es esencial para prevenir el fraude y garantizar que los fondos de la Universidad se manejan con responsabilidad fiscal y fiduciaria.

La conciliación de las cuentas bancarias es un componente clave de los buenos controles sobre el efectivo y debe realizarse de manera oportuna.    La conciliación del saldo del extracto bancario con el saldo contable (libro mayor) es necesaria para garantizar que (1) se registran todos los ingresos y desembolsos (un proceso esencial para garantizar unos estados financieros mensuales completos y precisos); (2) los cheques se liquidan en el banco en un tiempo razonable; (3) las partidas de conciliación son adecuadas y se registran; y (4) el saldo de caja conciliado coincide con el saldo de caja del libro mayor.

Se utilizarán en la medida de lo posible reglas de conciliación automatizadas, como las reglas de primer aviso, las reglas de conciliación bancaria u otras reglas de conciliación automática, con el fin de maximizar los índices de conciliación automática en UR Financials. En ausencia de reglas de conciliación automática, se utilizarán procesos manuales.