Reenviar mi correo electrónico a la persona adecuada
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El uso de los campos Para, CC y CCO tiene diferentes significados en un mensaje de correo electrónico. Indican quién debe realizar una acción en el correo electrónico. Sin embargo, a menudo se utilizan de forma incorrecta y esto puede causar confusión sobre quién debe hacer algo, o no.
Utilice una línea de asunto corta y contundente que indique el contenido del mensaje y, posiblemente, cualquier acción que se requiera. Esto ayudará a tu lector a priorizar su tiempo para leer y responder a tu mensaje.
Tu saludo dependerá de la formalidad del contenido del correo electrónico y de tu relación con la persona a la que le escribes. Es una buena práctica empezar de manera más formal y luego adaptar el nivel de formalidad en los siguientes intercambios.
Si se trata de un primer contacto, utilice un saludo más formal y asegúrese de utilizar la forma correcta de dirigirse a él, incluyendo el uso de su título, por ejemplo, Profesor Asociado Jones y no Sr. Jones. Si no está seguro de cuál es el título correcto, averigüe cuál es antes de continuar.
Sus correos electrónicos no serán reenviados
En las lecciones anteriores, has aprendido cuáles son los errores más comunes del correo electrónico y cómo mejorar tu trabajo cuando utilizas tu bandeja de entrada. Hoy aprenderás cómo reenviar y responder a un correo electrónico de forma correcta. Resulta que no siempre es obvio lo que es y lo que no es correcto.
Debes reenviar tu correo electrónico en lugar de responderlo si no incluiste al destinatario en el mensaje original. Así de sencillo. Muchos profesionales de la comunicación online estarán de acuerdo con esto, y yo también, ya que envío muchos correos electrónicos cada día, tanto internos como externos. Esperemos que ahora no tengas ningún dilema a la hora de pulsar el botón de “reenviar”.
Reenviar un correo electrónico permite que un nuevo destinatario vea el correo enviado si no estaba incluido originalmente en la cadena de correo electrónico. Además, reenviar un mensaje de correo electrónico significa que envías el mensaje a otra persona o grupo, incluyendo todo el contenido, el formato de texto y los archivos adjuntos que contenía el mensaje de correo electrónico original. Si no cambias los elementos del correo electrónico antes de reenviarlo, la persona o el grupo al que se reenvía verá todos los detalles del mensaje original.
Escribir un correo electrónico de respuesta
Un amigo experto en informática recibió lo siguiente directamente de un administrador de sistemas de una empresa. Es un excelente mensaje que se aplica ABSOLUTAMENTE a TODOS los que enviamos correos electrónicos. Por favor, lea la breve carta que aparece a continuación; incluso si está seguro de que ya sigue los procedimientos adecuados.
¿Sabe realmente cómo reenviar los correos electrónicos? El 50% sí; el 50% NO. ¿Se pregunta por qué recibe virus o correos basura? ¿No lo odias? Cada vez que reenvías un correo electrónico queda información de las personas que recibieron el mensaje antes que tú, es decir, sus direcciones de correo electrónico y sus nombres.
A medida que se reenvían los mensajes, la lista de direcciones se va acumulando, y todo lo que hace falta es que algún pobre diablo se infecte con un virus, y su ordenador puede enviar ese virus a todas las direcciones de correo electrónico que hayan pasado por su ordenador.
O bien, alguien puede tomar todas esas direcciones y venderlas o enviarles correo basura con la esperanza de que usted vaya al sitio y ellos ganen cinco centavos por cada golpe. Así es, todas esas molestias por cinco céntimos. ¿Cómo se puede evitar? Bueno, hay varios pasos sencillos:
Reenviar el correo electrónico de Outlook con el remitente original
La posibilidad de reenviar mensajes de correo electrónico es una potente función que permite compartir información rápidamente con otras personas. Pero el hecho de que el correo electrónico se pueda reenviar con tanta facilidad crea retos de comunicación empresarial que no existían en el pasado.
Uno de los hábitos más preocupantes en la correspondencia empresarial moderna es el reenvío sin control de mensajes que estaban destinados al destinatario original y no a un público más amplio. Antes de pulsar “Reenviar”, considere cuidadosamente cómo se sentiría el remitente del mensaje al ver que ese correo electrónico se transmite a otro lector.
Al mismo tiempo, un sano sentido de la autopreservación debería inspirarte para evitar escribir correos electrónicos que tú mismo no querrías que fueran reenviados. El correo electrónico se reenvía, por lo que es simplemente una buena defensa del correo electrónico evitar decir algo inapropiado, polémico o poco diplomático en un mensaje relacionado con el trabajo.
Que sea aceptable reenviar un determinado mensaje depende de muchos factores, como la relación entre el emisor y el receptor, su estatus relativo y el contenido y el contexto del mensaje. Pero en todos los casos es importante recordar que el reenvío de algo privado o delicado suele dar mala imagen no sólo al emisor, sino también a la persona que reenvía el mensaje.
