Cómo organizar un evento
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Si alguna vez has organizado un evento, sabrás que no todo sale según lo previsto y que tienes que enfrentarte a varios retos. Cuando organizaba mi primer evento, me hablaron de la divertida regla de la cara de pato. Esta regla dice que por fuera debes parecer tranquilo y pacífico. Pero en realidad estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debe enterarse de eso. A día de hoy, sigo creyendo que esta es la regla más valiosa.
Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico de esta cuestión. Formule su objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes; expresar su gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los invitados un placer estético? De la respuesta dependerá el formato del acto: su concepto, el horario y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, la disposición de la sala, el catering y el sonido.
Intenta no estancarte en los formatos tradicionales. Echa un vistazo a las “desconferencias”, PechaKucha, el formato TED, los brunchs temáticos, los eventos online, los eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a conseguir el objetivo del evento.
Qué son los eventos corporativos
Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de eventos es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.
Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.
¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué es lo que quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.
Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen
¿Qué es un evento?
Un evento puede describirse como una reunión pública con fines de celebración, educación, marketing o reunión. Los eventos pueden clasificarse en función de su tamaño, tipo y contexto (event education, 2013). Estos eventos son privados, corporativos y benéficos, que se explican a continuación.
Los eventos privados se utilizan para individuos que pueden reservar lugares como La industria de los eventos privados no es diversa debido a que los eventos están dirigidos a las recepciones de bodas Naylor (2011) sugiere que las salas de eventos privados se reservan para celebraciones, principalmente eventos de bodas, esto se debe a que los anfitriones quieren privacidad para su evento y pueden permitirse un lugar privado a diferencia de otras organizaciones como: Los eventos privados se utilizan para personas que quieren que ciertos invitados lleguen al lugar. Hay un gran número de organizaciones del sector privado que participan en actividades comerciales en el sector de la gestión de eventos. Los clientes que buscan un lugar de celebración adecuado para su evento pueden hacerlo por sí mismos, lo que puede llevarles mucho tiempo, o bien pueden dirigirse a una agencia como Inntel, lo que reducirá su esfuerzo y posiblemente les beneficiará al obtener tarifas más competitivas para el lugar de celebración (Shone y Parry, 2004).
Ideas para eventos
Si alguna vez has organizado un evento, sabrás que no todo sale según lo previsto y que tienes que enfrentarte a varios retos. Cuando organicé mi primer evento, me hablaron de la divertida regla de la cara de pato. Esta regla dice que por fuera debes parecer tranquilo y pacífico. Pero en realidad estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debe enterarse de eso. A día de hoy, sigo creyendo que esta es la regla más valiosa.
Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico de esta cuestión. Formule su objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes; expresar su gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los invitados un placer estético? De la respuesta dependerá el formato del acto: su concepto, el horario y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, la disposición de la sala, el catering y el sonido.
Intenta no estancarte en los formatos tradicionales. Echa un vistazo a las “desconferencias”, PechaKucha, el formato TED, los brunchs temáticos, los eventos online, los eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a conseguir el objetivo del evento.
