¿Cómo se hace una conciliación de cuentas?

Proceso de conciliación

La conciliación de cuentas es un componente crítico del ciclo de cierre del periodo y de la elaboración de informes, un cuello de botella frecuente, pero también un indicador clave de la integridad financiera de una empresa. Cuando se hace bien, una organización y sus partes interesadas pueden confiar en las cifras que se presentan y en la capacidad de la dirección para gestionarlas. De lo contrario, la conciliación de cuentas puede ser una fuente de esfuerzo manual que consume tiempo para los equipos financieros, y un serio golpe a la confianza de las partes interesadas, los auditores y los reguladores.

La conciliación de cuentas consiste en cotejar y validar los saldos del libro mayor (CG) con fuentes externas e internas u otros cálculos independientes para garantizar que los cierres de mes y de año sean precisos.

Las fuentes de datos utilizadas para remediar y conciliar los saldos de las cuentas incluyen los sub-libros de recursos humanos y de activos fijos, los extractos bancarios y los calendarios de cuentas por cobrar y por pagar. Tanto para las fuentes internas como para las externas, cada saldo debe coincidir con su cuenta correspondiente en el libro mayor. Las transacciones entre empresas, los tipos de cambio de divisas y las diversas actividades no monetarias sólo generan más complejidades en un proceso ya de por sí complicado y que requiere mucho tiempo.

Hoja de trabajo de conciliación de cuentas

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En contabilidad, la conciliación es el proceso de asegurar que dos conjuntos de registros (normalmente los saldos de dos cuentas) están de acuerdo. La conciliación se utiliza para garantizar que el dinero que sale de una cuenta coincide con el dinero real gastado. Para ello, se comprueba que los saldos coinciden al final de un determinado periodo contable[1].

ii) Procedimiento para confirmar la fiabilidad de los registros contables de una empresa mediante la comparación periódica [de los saldos de las transacciones]. Una conciliación de cuentas puede prepararse diaria, mensual o anualmente”[2].

Los principios contables generalmente aceptados (PCGA) son un conjunto de principios, procedimientos y normas contables que las organizaciones utilizan para elaborar sus estados financieros. Los PCGA establecen que el objetivo de la conciliación de cuentas es proporcionar precisión y coherencia en las cuentas financieras. Para garantizar que todos los desembolsos e ingresos de efectivo coinciden con los estados de tesorería y las cuentas de resultados, es necesario llevar a cabo la conciliación de cuentas[3].

Cómo conciliar las cuentas con Excel

Shelley Elmblad es una experta en planificación financiera, software de finanzas personales e impuestos, con experiencia en la investigación y enseñanza de estrategias de ahorro durante más de 20 años. Es licenciada en administración de empresas por la Universidad de Wisconsin y ha completado con éxito cursos adicionales y certificados en administración pública, redes informáticas, contabilidad de pequeñas empresas y gestión de pequeñas empresas.

Peggy James es experta en contabilidad, finanzas corporativas y finanzas personales. Es una contable pública certificada que posee su propia empresa de contabilidad, en la que presta servicios a pequeñas empresas, organizaciones sin ánimo de lucro, empresarios individuales, autónomos y particulares.

Una conciliación es el proceso de comparar los registros financieros internos con los extractos mensuales de fuentes externas -como un banco, una compañía de tarjetas de crédito u otra institución financiera- para asegurarse de que coinciden. Saber cómo conciliar sus cuentas con precisión es esencial para la salud financiera de su negocio, ya que ayuda a detectar cualquier error, discrepancia o fraude.

Sinónimo de conciliación

El proceso de conciliación garantiza la exactitud y la validez de la información financiera. Además, un proceso de conciliación adecuado garantiza que no se han producido cambios no autorizados en las transacciones durante su procesamiento.

Para cada tipo de actividad hay que documentar la información concreta de los documentos fuente que se va a comparar con el informe correspondiente. Esto ayuda a garantizar que las transacciones son válidas y tienen un propósito correcto. (ejemplo: determinar que para los documentos fuente de reembolso de viajes, el nombre del viajero, el destino, el propósito del viaje, etc. se compararán con el informe financiero mensual)

Asegurarse de que las transacciones han sido debidamente autorizadas. Especialmente, si los documentos fuente son en papel, revisar los posibles cambios en el documento entre la aprobación y el procesamiento de las transacciones.

Verificar el registro de las transacciones en tiempo y forma. Revisar los documentos fuente para asegurarse de que el departamento de procesamiento los procesa y contabiliza a tiempo. Si no es así, haga un seguimiento con la oficina central o el departamento de procesamiento correspondiente.