¿Cómo administrar las tareas diarias?

Cómo hacer un seguimiento de las tareas diarias

En el ajetreado mundo actual, todo el mundo tiene un montón de tareas que hacer cada día. Sin embargo, puede ser todo un reto cumplir con los plazos del trabajo, especialmente cuando no se es muy bueno en la planificación. Y aunque a veces es posible mover la tarea y hacerla más tarde, en otros casos tendrás que lidiar con consecuencias desagradables.

Este artículo pretende ayudarte a lidiar con la planificación diaria del trabajo. Aprenderás consejos útiles sobre cómo hacer frente a todas tus tareas a tiempo, incluyendo la evaluación de tu horario actual, la planificación de tu día, la priorización y el establecimiento de objetivos realistas. Sigue leyendo y descubre cómo cumplir tus plazos.

Lo primero que debes hacer para organizarte es evaluar tu horario actual. Esto te ayudará a saber si tienes tiempo suficiente para todas tus tareas diarias. También te ayudará a calcular cuántas horas puedes asignar a cada proyecto y cuánto tiempo dedicas al trabajo cada día, así como a saber dónde hay fugas de tiempo y qué hacer con ellas.

A veces tus horas de trabajo pueden verse limitadas por otros compromisos, pero eso no tiene por qué impedirte hacer lo que hay que hacer. Por ejemplo, si tienes hijos, puedes plantearte contratar a una niñera, pedir ayuda a tus parientes u organizar intercambios de guardería con amigos. Si tus familiares necesitan cuidados diarios, contratar a un cuidador, por ejemplo, de myhometouch.com, sería una buena forma de poner en marcha algún tipo de apoyo.

Gestión de tareas microsoft

¿Busca un software gratuito de gestión de tareas? Sabemos lo diferente que es utilizar una herramienta como ésta, en lugar de las formas antiguas como escribir lo que tienes que hacer en un papel. Y también sabemos que con tantas opciones en el mercado, se convierte en una tarea difícil elegir la mejor.

Pero no te preocupes, este artículo te guiará a través de las 20 mejores herramientas que pueden ayudarte a gestionar tu trabajo con tareas. Aquí vas a entender qué es la gestión de tareas y comprender por qué es esencial dar una oportunidad a un software específicamente construido para este propósito.

Dado que las tareas son los bloques de construcción de los planes, proyectos y todo lo necesario para mantener el orden en la vida, su gestión requiere algunos pasos. Los principales pasos son el seguimiento, la adición de plazos y la delegación, cuando se trata de la colaboración dentro de los equipos.

Por eso, los cuadernos, los bolígrafos o incluso las hojas de cálculo ya no son suficientes para contextos más complejos. Son soluciones demasiado simples cuando necesitas colaborar con otras personas u organizar tus tareas pendientes de forma que puedas seguir fácilmente su progreso.

¿Por qué es importante la gestión de tareas?

Las estrategias de gestión del tiempo te ayudan a gestionar el trabajo que te han asignado dentro del tiempo que tienes. Al trabajar como gestor de proyectos, es posible que se le asigne un número diferente de tareas en cada iteración. También tienes que planificar, gestionar y hacer un seguimiento del trabajo de tu equipo. Reuniones, estimaciones y planificación, comunicación con los clientes y con tu equipo, presentación de informes a la dirección. Idealmente, quieres lograr todo eso durante tu jornada laboral de 9 a 5. ¿Parece algo imposible?

Con una mala planificación y gestión del tiempo, puede ser difícil encajar todo dentro de unos plazos muy ajustados. Por eso he recopilado esta lista de estrategias inteligentes de gestión del tiempo, para que puedas planificar mejor tu trabajo y tener por fin tiempo para todo lo que necesita tu atención.

Dependiendo de lo bien que hagas malabarismos con los diferentes proyectos y prioridades, mejor podrás programar el trabajo para tu equipo. Y esto último hace que los proyectos se lleven mejor, con más posibilidades de terminarlos a tiempo y dentro del presupuesto.

Los estudios demuestran que no siempre es tan evidente. Por ejemplo, solo el 37% de los equipos en el Reino Unido (The State of the Project Management, 2017), siempre o casi siempre consiguen terminar sus proyectos a tiempo, siendo la mala gestión una de las razones.

Tareas y subtareas de gestión de proyectos

Existen muchos métodos para mantenerse organizado. Pero, ¿qué método prevalece? Durante cuatro días, probé cuatro formas de organizar mi lista de tareas. Hice un seguimiento de mi productividad general y mis niveles de estrés para ver cuál funcionaba mejor.

Las cosas no siempre fueron así. Mi cerebro cambió durante mi primer año de universidad. De repente, me resultaba imposible recordar las cosas tan bien como antes. Había tanto que recordar: los deberes, las prácticas, las actividades extracurriculares, dónde había puesto las llaves del coche. Fue entonces cuando empecé a experimentar con diferentes planificadores y listas de tareas.

Desgraciadamente, nunca he llegado a dominar todo el tema de la “productividad”, al menos no de forma cohesionada. Hay muchos métodos para organizarse y, a lo largo de los años, he probado la mayoría de ellos: mantener mi lista de tareas en cuadernos, diarios, planificadores de papel, aplicaciones para el teléfono y cientos de post-its codificados por colores pegados a mi escritorio.

Durante cuatro días, he probado cuatro estrategias diferentes. Cada mañana, me propuse completar 12 tareas que requerían una cantidad similar de esfuerzo, tiempo y concentración, y ocho de las cuales eran importantes para mí para completarlas antes de las 5 de la tarde. El número de reuniones que tenía entre el lunes y el jueves variaba ligeramente (he anotado dónde puede haber sido un factor). Al final de cada día, medí mi productividad general y mis niveles de estrés.