¿Dónde se guardan los correos archivados en Outlook?

Archivo de Outlook

Si utilizas Office 365, es posible que conozcas muy bien la función de archivado en línea que te permite liberar el almacenamiento de tu buzón principal moviendo los correos electrónicos innecesarios al buzón de archivo. Los usuarios que utilizan Office 365 pueden acceder fácilmente a su archivo en línea a través de MS Outlook (sólo en las versiones posteriores).

Con la suscripción a Microsoft 365/Office 365, un usuario obtiene un almacenamiento fijo (50 GB o 100 GB según el plan de suscripción a Office 365) para los buzones de correo, que es suficiente para almacenar un gran número de correos electrónicos. Además, los usuarios pueden mover los correos electrónicos innecesarios al Buzón de Archivo para ahorrar espacio en el buzón.

Pero cuando se utiliza Office 365 en Outlook, se pueden guardar los elementos del buzón en archivos PST en el sistema local utilizando la función de archivo de Outlook (esto es diferente de la función de archivo en línea de Office 365). Pero a veces, los usuarios tienen que mover sus archivos PST de vuelta a la bandeja de entrada de Office 365. Aquí, vamos a discutir cómo se puede mover el buzón de archivo de nuevo a la bandeja de entrada de Office 365.

Una vez que sepa la ubicación del archivo PST, puede moverlo rápidamente a la Bandeja de entrada utilizando la función de importación/exportación de MS Outlook. Asegúrese de que su cuenta de Office 365 está configurada en MS Outlook al importar el archivo PST, y luego siga los siguientes pasos para saber más al respecto.

Carpeta de archivo de Outlook

Archivar los correos electrónicos antiguos que no quieres eliminar es una buena manera de mantener el tamaño de tu buzón de Outlook manejable. Al igual que existen diferentes formas de archivar los correos electrónicos en Outlook, hay múltiples maneras de encontrar esos mensajes cuando los necesites. Aprenda a acceder a los correos electrónicos archivados en Outlook utilizando el método que corresponde a la forma en que los almacenó inicialmente.

Si tiene una cuenta de Microsoft 365, Exchange, Exchange Online o Outlook.com, su carpeta de archivo ya existe, aunque nunca la haya utilizado antes. La carpeta se encuentra en la lista de carpetas de Outlook.

Sus elementos archivados pueden estar almacenados en un archivo de datos de Outlook, también conocido como Archivo de carpetas personales (.pst), si utiliza una cuenta POP o IMAP o si utiliza Autoarchivo con su cuenta de correo electrónico del servidor de Exchange. Cuando abra el archivo de carpetas personales en Outlook, podrá buscar palabras o frases específicas.

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Restaurar Outlook desde un archivo

Los correos electrónicos archivados se guardan en un archivo PST separado, y usted puede acceder al archivo en cualquier momento desde su aplicación de Outlook. Para ser más precisos, al archivar los elementos de su antiguo buzón se transfieren los elementos más antiguos del archivo PST principal a un archivo PST separado (digamos PST de archivo). Este archivo PST se guarda en otra ubicación de su disco duro, creando espacio libre en su archivo PST principal. Esto, a su vez, mejora el rendimiento y la eficiencia de Outlook.

Pruebe la herramienta automatizadaKernel for Outlook PST Recovery para reparar y recuperar datos de archivos PST corruptos. Es compatible con todas las versiones de MS Outlook: Office 365/2019/2016/2013/2010/2007/2003/2002/2000/98/97.

El Archivo es una de las carpetas predeterminadas en MS Outlook, como la carpeta Elementos enviados y Bandeja de entrada. No se puede eliminar la carpeta Archivo. Además, puede mover manualmente los elementos deseados a la carpeta Archivo o utilizar la función de archivado automático para mover las entradas más antiguas después de un período específico.

Otra característica importante de MS Outlook es el Autoarchivo. Puedes activar o desactivar la función de Autoarchivo según tu elección. Sólo tienes que seguir los pasos para activar la función de Autoarchivo de Outlook.

Abrir correos electrónicos archivados outlook

Puede archivar uno o varios mensajes seleccionados haciendo clic en la tecla Retroceso. Si hace clic en la tecla Suprimir, los mensajes van a la carpeta Elementos eliminados. No se puede cambiar el comportamiento de la tecla Retroceso.

Nota: Si tiene un mensaje abierto en su propia ventana en lugar del panel de lectura, la tecla de retroceso no archivará el mensaje. Tiene que cerrar el mensaje y verlo en el panel de lectura para que la tecla de retroceso archive el mensaje. Cuando el mensaje está abierto en una nueva ventana, la única forma de archivar el mensaje es utilizando el botón Archivar de la cinta.

Te recomendamos que utilices la función de Archivo para mantener tu bandeja de entrada libre de mensajes que ya has contestado o sobre los que has actuado. Piensa en el Archivo como en una carpeta de archivos. Puedes almacenar elementos en la carpeta de Archivo y seguir accediendo a ellos fácilmente.  También puedes eliminar mensajes o moverlos a carpetas específicas, si eso es más tu estilo.

Para los usuarios que tienen buzones de correo grandes en una organización de Office 365 Enterprise, recomendamos que los administradores establezcan una directiva de archivo que mueva los elementos a un archivo en línea después de un año o menos si los usuarios están alcanzando su cuota de buzón de correo más rápidamente. Esto garantiza que los usuarios no tengan que eliminar el correo antiguo para dejar espacio al nuevo. El correo que es más antiguo que el tiempo especificado se puede mover tanto de la carpeta de la Bandeja de entrada como de la carpeta de Archivo local.

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