Cómo crear un plan de ejecución de proyectos
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Los proyectos son un asunto complicado; hay mucha logística, elementos y partes móviles involucradas en el proceso. Por eso, si quieres que tu proyecto avance con éxito, tienes que prepararte para ello, y eso significa redactar un plan de proyecto.
“Un plan de proyecto es un plan de acción que describe cómo alcanzar los objetivos del proyecto”, dice Jami Yazdani, profesional de la gestión de proyectos (PMP), asesora de proyectos y consultora de gestión de proyectos, y fundadora de Yazdani Consulting and Facilitation. Los planes de proyecto son como un mapa; describen claramente cómo llegar desde donde estamos ahora (el inicio del proyecto) hasta donde queremos llegar (la finalización con éxito del proyecto), y escribir un plan de proyecto es absolutamente necesario para cualquier proyecto nuevo y complejo que tengamos en marcha.
“Los planes de proyecto nos ayudan a trazar una estrategia para el éxito del proyecto, permitiéndonos considerar los factores que afectarán a nuestro proyecto, desde las partes interesadas hasta el presupuesto y los retrasos en el calendario, y planificar cómo maximizar o mitigar estos factores”, dice Yazdani.
Qué incluir en un plan de proyecto
Nota del editor | Introducción | Paso 1: Explicar el plan del proyectoPaso 2: Definir funciones y responsabilidades | Paso 3: Celebrar una reunión de lanzamientoPaso 4: Elaborar una declaración de alcance | Paso 5: Elaborar la línea de base del alcancePaso 6: Elaborar las líneas de base del calendario y los costes
Elizabeth Larson, PMP, CBAP y Richard Larson, PMP, CBAP son codirectores de Watermark Learning, una empresa de formación en análisis de negocio y gestión de proyectos reconocida mundialmente. Durante más de 20 años, han utilizado su amplia experiencia tanto en el análisis de negocio como en la gestión de proyectos para ayudar a los profesionales de BA y PM a desarrollar nuevas habilidades. Elizabeth y Richard han contribuido a la cuarta y quinta edición de la Guía PMBOK® y a la Guía BABOK®. Han presentado talleres, seminarios y clases de formación en 5 continentes diferentes.
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Es lunes por la mañana temprano. Tus ejecutivos te llaman a una reunión para repasar algunas iniciativas clave que esperan conseguir este trimestre. Te encargan que elabores un práctico plan de proyecto para que tu equipo ejecute estas iniciativas. Lo quieren para el final de la semana. ¿Pero por dónde empezar?
Que no cunda el pánico. No hace falta que conozcas todos los fundamentos de la gestión de proyectos para ejecutar un plan de proyecto con éxito. Siga estos seis pasos sobre cómo crear un plan de gestión de proyectos y dirija a su equipo con confianza.
Una parte interesada es cualquiera que se vea afectada por los resultados de su plan de proyecto. Eso incluye a sus clientes y usuarios finales. Asegúrate de identificar a todas las partes interesadas y de tener en cuenta sus intereses al crear tu plan de proyecto.
Reúnase con los patrocinadores del proyecto y las principales partes interesadas para discutir sus necesidades y expectativas del proyecto, y establezca una línea de base del alcance, un presupuesto y un calendario. A continuación, cree un documento de declaración del alcance para finalizar y registrar los detalles del alcance del proyecto, conseguir que todos estén de acuerdo y reducir las posibilidades de que se produzcan costosos errores de comunicación. El control de los costes, en particular, es fundamental también durante esta fase del proceso.
Cómo crear un plan de ejecución de proyectos
Últimamente, he formado parte de varios equipos de proyectos. Algunas de estas experiencias me han hecho sentarme a analizar el proceso de planificación de proyectos para entender cómo se podría mejorar la planificación y ejecución de la gestión de proyectos.
¿Por qué los proyectos gestionados por personas con talento acaban retrasándose o no se completan? ¿Por qué los equipos de proyecto sienten a veces que están disparando a un blanco móvil? Me parece que la falta de una planificación adecuada o el hecho de no crear un enfoque sistemático puede ser fatal para los proyectos.
La planificación de un proyecto es el proceso de definir los objetivos y el alcance, las metas y los hitos (entregables), y asignar tareas y recursos presupuestarios para cada paso. Un buen plan se puede compartir fácilmente con todos los implicados y es más útil cuando se revisa regularmente. Limitarse a esbozar un plan y no volver a discutirlo con el equipo es una buena receta para perder tiempo y esfuerzo.
Si estás pensando en la gestión de proyectos como emprendedor o dentro de una startup de ritmo rápido, puede parecer que todo lleva demasiado tiempo al principio. Pero, en realidad, ahorrarás mucho tiempo y recursos si documentas tu plan de proyecto desde el principio y lo utilizas como una hoja de ruta para mantenerte a ti y a tu equipo en el buen camino.