¿Cuál es el uso adecuado del correo electrónico?

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Este folleto pretende ayudar a los estudiantes, profesores y profesionales de la Universidad a aprender a utilizar el correo electrónico de forma más eficaz. Puede ayudarle a determinar si el correo electrónico es el mejor modo de comunicación en una situación concreta y a escribir mensajes que transmitan con éxito su significado a la audiencia a la que van dirigidos.

Aunque el correo electrónico es una herramienta valiosa, crea algunos retos para los escritores. Es fácil que se produzcan errores de comunicación cuando las personas tienen expectativas diferentes sobre los mensajes que envían y reciben. El correo electrónico se utiliza para muchos propósitos diferentes, como ponerse en contacto con amigos, comunicarse con profesores y supervisores, pedir información y solicitar trabajos, prácticas y becas. Dependiendo de los propósitos, los mensajes que envíes diferirán en su formalidad, en la audiencia a la que van dirigidos y en los resultados deseados.

Entonces, ¿cómo saber cuándo el envío de un correo electrónico es la forma más eficaz de lograr sus objetivos de comunicación? ¿Cuándo está bien un mensaje breve y cuándo es más apropiado enviar un correo electrónico más largo y de aspecto más profesional? ¿Cómo decidir qué estilo de redacción es el adecuado para cada tarea? Sigue leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.

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El uso de los campos Para, CC y CCO tiene diferentes significados en un mensaje de correo electrónico. Indican quién debe actuar en el correo electrónico. Sin embargo, a menudo se utilizan de forma incorrecta y esto puede causar confusión sobre quién debe hacer algo, o no.

Utilice una línea de asunto corta y contundente que indique el contenido del mensaje y, posiblemente, cualquier acción que se requiera. Esto ayudará a tu lector a priorizar su tiempo para leer y responder a tu mensaje.

Tu saludo dependerá de la formalidad del contenido del correo electrónico y de tu relación con la persona a la que le escribes. Es una buena práctica empezar de manera más formal y luego adaptar el nivel de formalidad en los siguientes intercambios.

Si se trata de un primer contacto, utilice un saludo más formal y asegúrese de utilizar la forma correcta de dirigirse a él, incluyendo el uso de su título, por ejemplo, Profesor Asociado Jones y no Sr. Jones. Si no está seguro de cuál es el título correcto, averigüe cuál es antes de continuar.

Cuándo es apropiado el correo electrónico para la comunicación

En la era digital, la comunicación puede ser instantánea. No necesitamos esperar tres días para recibir un extracto bancario o una carta de un amigo. La mensajería electrónica ha cambiado la forma en que los seres humanos se relacionan entre sí, para bien y para mal.

Como sustantivo, es una forma abreviada de correo electrónico, y describe los mensajes digitales enviados electrónicamente. Hay muchos tipos de servicios de mensajería digital. El correo electrónico se inventó en la segunda mitad del siglo XX y es anterior a Internet.

El siguiente gráfico muestra el uso relativo de email vs. correo electrónico en los libros en inglés desde 1980. Como se puede ver, los términos tienen una historia de uso relativamente corta, viendo su primer uso generalizado en la década de 1990.

Al tratarse de un término recién acuñado, no existe una forma estándar única. Cuando se acuñó inicialmente, la grafía más destacada era e-mail y, de hecho, esta grafía sigue siendo la predominante hoy en día.

Dicho esto, el Slebook de la AP establece que “email” es aceptable para todas las referencias al correo electrónico, así que, como he mencionado antes, ambas grafías son aceptables. Sólo el tiempo dirá qué ortografía se impone al final: aunque es probable que sea la de correo electrónico sin guiones.

Etiqueta del correo electrónico

El correo electrónico puede ser una herramienta maravillosa, si se utiliza correctamente. Es probable que utilices el correo electrónico como canal de comunicación en el lugar de trabajo, incluso más ahora que más empleados trabajan a distancia, pero es importante tener en cuenta sus limitaciones y no sobrecargar las bandejas de entrada de tus empleados. El correo electrónico suele ser una forma de comunicación unidireccional, es decir, no permite un intercambio inmediato de ideas como las llamadas, las reuniones virtuales en persona o en línea. Aparte de utilizar el correo electrónico como herramienta de logística y coordinación de proyectos, es mejor utilizarlo como seguimiento de las reuniones para recapitular conceptos y acuerdos, y conseguir la alineación entre los grupos.

Como todas las comunicaciones, los correos electrónicos deben planificarse y considerarse para conseguir la acción que se desea. Se calcula que en 2021 se enviarán y recibirán 319.600 millones de correos electrónicos al día en todo el mundo. Si lo usamos con más frecuencia, mejor que mejor.

Saca el máximo partido al correo electrónico con la ayuda de esta hoja de consejos. Obtendrás sugerencias que cualquiera puede poner en práctica para evitar los abusos del correo electrónico y solucionar los malos hábitos. Haz clic aquí para descargarla, imprimirla y colgarla en tu casa u oficina, y/o compartirla con un colega.