¿Cómo llevar un buen inventario de equipo de cómputo?

Gestión del inventario de hardware

Este inventario es un registro de toda la información esencial relacionada con el hardware y el software de su entorno informático. Está pensado para ayudarle a estar al tanto de todos los productos de su red, junto con sus claves de licencia, fechas de caducidad, direcciones IP, números de serie, tipos y lugares de instalación, etc.

Cuando se trata de software, un inventario puede ayudarle a estar al tanto de su ciclo de actualización, sus fechas de caducidad y renovación de licencias, y los diferentes tipos de software desplegados o instalados en su infraestructura de TI.

Mediante la gestión del inventario de hardware de TI, puede recopilar y definir los tipos de activos, las ubicaciones, los estados, los registros de mantenimiento, los modelos, la información de la garantía, los números de serie y los fabricantes, lo que le facilita el seguimiento y la supervisión de su hardware.

Este proceso requiere descubrir nuevos activos y actualizar los actuales. Una buena gestión requiere que almacene sus datos de forma organizada, para que pueda encontrar la información que necesita en un momento dado. El proceso de gestión del inventario de hardware también implica el seguimiento de las fechas en las que puede ser necesario tomar medidas, como las fechas de caducidad. Además, puede anotar los cambios en el hardware y las configuraciones dentro de una base de datos de gestión de cambios (CMDB) asociada.

Inventario de hardware informático

Este artículo forma parte de nuestra serie semanal sobre cómo gestionar el riesgo de ciberseguridad para las empresas. Si desea descargar la guía completa de 8 puntos, haga clic aquí para registrarse y obtener la guía completa de forma gratuita.

Una de las guías de gestión de riesgos de ciberseguridad más populares, el Top 20 del Centro para la Seguridad en Internet (CIS), señala los inventarios de hardware y software como los dos primeros elementos de su lista de cosas que hay que tener para minimizar el riesgo.    Esto no es casualidad; son elementos “de partida” que permiten gestionar con éxito la mayoría de los demás riesgos de TI una vez que están bien gestionados.    Desgraciadamente, en la mayoría de las empresas, especialmente en las pequeñas, se descuidan crónicamente, si es que existen.

Disponer de un sistema de descubrimiento e inventario de activos que pueda realizar un seguimiento de los mismos por hardware, sistema operativo, aplicaciones y versiones tiene un valor incalculable a la hora de mantener la seguridad de los ordenadores y los usuarios.    Esto ya no es tan doloroso ni requiere tanto tiempo como antes, gracias a varios sistemas gratuitos de código abierto, así como a los disponibles en el mercado, y a las configuraciones de fácil gestión de los dispositivos físicos.

Plantilla de inventario de hardware

Si tiene alguna experiencia en la gestión de inventarios, sabrá lo importante que es considerar todos y cada uno de los artículos como un activo, tanto para la salud como para el sustento de su operación, tanto si se trata de una empresa de la lista Fortune 500 como de una pequeña empresa. Y no se trata sólo de las SKU que llenan su almacén, sino de los valiosos equipos, dispositivos y otros activos de los que depende para las operaciones diarias que deben ser rastreados y gestionados eficazmente.

Puede parecer un concepto fundamental que todas las empresas siguen, pero si se tiene en cuenta que la friolera del 46% de las PYMES confía únicamente en la gestión manual de los activos -o no realiza ningún seguimiento del inventario- es fácil ver por qué la gestión del inventario de activos es un tema candente y persistente para las empresas de muchos sectores.

Afortunadamente, hay un montón de recursos probados y verdaderos disponibles que pueden ayudar incluso a las operaciones más “desnudas” en la transición al mundo de la gestión de activos de inventario de manera eficiente y con poca inversión inicial. Hemos examinado los consejos de las autoridades en la materia para poder ofrecerle los 50 mejores consejos y prácticas sobre activos de inventario que se ofrecen hoy. A continuación, encontrará citas directamente de estos recursos de expertos, convenientemente organizadas por categorías.

Plantilla de Excel para la gestión del inventario de hardware

1 – Conozca lo que tieneLo primero es lo primero. Puede parecer obvio, pero saber de qué PCs, ordenadores y hardware dispone es fundamental. Hablamos con empresas todos los días que se esfuerzan por rectificar el hecho de que no saben qué activos tienen. Si tiene una lista de activos obsoleta, puede valer la pena empezar con ella para establecer qué activos están todavía en uso y añadir los nuevos a su lista de inventario de activos de TI. Sin embargo, si sus datos son muy antiguos, puede que le resulte más eficaz empezar desde cero y realizar una auditoría de todo el hardware que está en circulación.

2 – Etiquete su hardware informáticoEl hardware informático suele incluir activos que se mueven mucho. Puede tratarse de dispositivos móviles, ordenadores portátiles para trabajar desde casa y monitores y ordenadores que pueden trasladarse de una oficina a otra en función del lugar en el que se encuentren las nuevas contrataciones. Para garantizar que su inventario de hardware informático sea lo más eficiente posible, es fundamental que empiece a hacer un seguimiento del movimiento de estos activos.  Recomendamos el uso de etiquetas de activos con código QR para ayudar a rastrear el paradero de sus activos. Una vez que cada activo está etiquetado, simplemente se puede escanear para identificarlo de forma exclusiva. Un rápido escaneo de la etiqueta desde un teléfono inteligente y la ubicación GPS en su teléfono actualizarán dónde se vieron sus activos por última vez, y quién los tuvo por última vez.