Cómo hacer un seguimiento de los gastos de la empresa de forma gratuita
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Los propietarios de empresas y los gestores de presupuestos tienen mucho que hacer. Y es natural que den prioridad al crecimiento de la empresa y a la consecución de objetivos sobre la administración. Pero hay ciertos procesos que no se pueden ignorar del todo, sobre todo si tienen un impacto directo en el dinero. Como veremos, el seguimiento de los gastos de la empresa tiene muchas ventajas. Y saber a qué se destina el dinero de la empresa es fundamental. Necesita un plan para hacer un seguimiento de los gastos. Siga nuestros seis sencillos pasos y cree un plan para conocer las finanzas de su empresa de forma sencilla y sin complicaciones.
Probablemente ya sepa que necesita hacer un seguimiento de los gastos. Pero hay una diferencia entre hacer un seguimiento en papel una vez al año y mantener los registros actualizados sobre la marcha.
Imagínese lo siguiente: las facturas se pierden y no se pagan, usted declara los impuestos tarde o de forma incorrecta, o no reserva suficiente dinero para pagar a su personal y a sus proveedores. Cuando estas cosas ocurren, puede esperar conflictos, avisos de cobro, sanciones fiscales y empleados frustrados.
Cómo hacer un seguimiento de los gastos de la pequeña empresa en Excel
El seguimiento de los gastos de la empresa es mucho menos doloroso si se cuenta con las herramientas adecuadas. Estas herramientas le ayudarán a convertir el seguimiento de los gastos de la empresa en un hábito diario. Esto le ayudará a vigilar más de cerca cuánto está gastando como propietario de una pequeña empresa. Y gestionar mejor tus gastos aumentará la rentabilidad.
El seguimiento de los gastos de la empresa también simplifica el momento de la declaración de impuestos, ya que muchos gastos se pueden reclamar como deducciones. Si hace un seguimiento de sus gastos con regularidad, es más probable que no pase por alto posibles deducciones. Esto significa que pagarás menos en el momento de los impuestos (o que te devolverán más).
Con la ayuda de una aplicación de informes de gastos de la empresa, puedes controlar fácilmente tus gastos diarios. Hacer un seguimiento de tus gastos es imprescindible, ya que tu capital dicta el flujo de caja diario que tienes, así como el espacio que tiene tu negocio para crecer.
Los autónomos y las pequeñas empresas pueden encontrarse con que la línea que separa sus finanzas personales de las empresariales es bastante borrosa. Cuando llegue el momento de pagar los impuestos, es posible que te encuentres buscando los gastos de la empresa entre tus compras de comida y ropa.
Cómo hacer un seguimiento de los gastos de la empresa en una hoja de cálculo
Con todo lo que los propietarios de empresas tienen que controlar, la gestión de los gastos de la empresa hasta la taza de café que compraron a un asistente puede parecer excesiva, o una tarea de más. Pero los propietarios necesitan al menos ser conscientes de estos gastos para garantizar el éxito a largo plazo de sus negocios. Por suerte, hoy en día las aplicaciones móviles facilitan más que nunca el seguimiento de los pequeños y grandes gastos. Estas aplicaciones son comunes, pero cada una tiene sus propias características que pueden hacer o deshacer su eficacia como herramienta, dependiendo de las necesidades del usuario. A continuación te presentamos cinco de las aplicaciones líderes del mercado y lo que cada una de ellas puede hacer por tu negocio.
Si la organización de los recibos es el mayor dolor de cabeza en el seguimiento de los gastos de una pequeña empresa, una aplicación como Shoeboxed puede ser el camino a seguir. La aplicación se integra con Gmail para hacer un seguimiento automático de los recibos digitales, y también se pueden subir imágenes de los recibos como en la mayoría de las aplicaciones de seguimiento de gastos. Sin embargo, una suscripción mensual de 39 dólares al software también incluye “sobres mágicos” prepagados que pueden cargarse con recibos y enviarse por correo para ser digitalizados. Y lo que es más importante, Shoeboxed puede generar informes en PDF de todos los recibos importantes cuando llega el momento de la declaración de impuestos, y tanto el Servicio de Impuestos Internos como la Agencia Tributaria de Canadá los aceptan como documentación.2
Cómo hacer un seguimiento de los gastos e ingresos de la empresa Excel
Muchas pequeñas empresas tienen dificultades para controlar los gastos de su negocio. De hecho, el pago de los gastos de funcionamiento fue el reto financiero más común descubierto por la Encuesta de Crédito a la Pequeña Empresa de la Reserva Federal, y el 47% de los propietarios de empresas dijeron que se verían obligados a utilizar sus fondos personales si los ingresos desaparecieran durante dos meses.
El seguimiento, el registro y el análisis de los gastos es un componente básico de la gestión financiera y, si se hace correctamente, puede aumentar considerablemente las posibilidades de que una empresa evite esos problemas financieros. Al hacer un seguimiento de los gastos, una empresa puede planificar mejor, anticiparse a las ralentizaciones del flujo de caja y asegurarse de que los gastos más importantes de la empresa -como las nóminas- se cubren siempre.
Los gastos de la empresa son los costes “ordinarios y necesarios” en los que se incurre para el funcionamiento de la empresa, como el inventario, los costes de las nóminas y el alquiler. También denominados deducciones, los gastos empresariales son los costes de explotación de una empresa. Se registran en la cuenta de resultados: estos gastos se restan de los ingresos del negocio para mostrar el beneficio o la pérdida neta de la empresa y la renta imponible.
