¿Cómo hacer un programa de contabilidad en Excel?

Programa de contabilidad de Excel para pequeñas empresas

No estoy quitando nada a la facilidad de uso que se ha convertido en un estándar en el software de contabilidad para pequeñas empresas, pero sería difícil encontrar un programa más adecuado para la introducción masiva de datos que Excel.

Los usuarios avanzados de Excel saben que las macros pueden convertir horas de trabajo humano en momentos. Los empresarios pueden crear macros para automatizar tareas, como formatear, filtrar y ejecutar análisis fundamentales.

No es necesario saber cómo configurar las macros para beneficiarse de la funcionalidad de Excel. Como veremos a continuación, Excel sigue siendo una de las mejores formas de importar grandes conjuntos de datos de transacciones a su software de contabilidad.

El análisis financiero no tiene por qué ser una lista de ratios contables que evalúen la rentabilidad de tu empresa. Si te gusta lo visual, utiliza Excel para crear gráficos circulares que muestren el destino del dinero de tu empresa.

Las plantillas son útiles para aquellos que no se sienten cómodos navegando por Excel o que aún no han aprobado Contabilidad 101. Diseñar tus propias plantillas de contabilidad requiere un 100% de precisión; si una celda no funciona correctamente, podrías acabar con errores en tus registros contables. Las plantillas son “plug-and-play” con fórmulas pre-rellenadas.

Cómo hacer un programa de contabilidad

La contabilidad por partida simple es una buena opción si dirige una empresa pequeña y sencilla con un volumen bajo de transacciones. Cada vez que el dinero entra o sale de su negocio, se registra una vez, como un valor positivo (ingreso) o negativo (gasto).

El Plan de Cuentas incluye una cuenta para “Gasolina y Automóvil”. Pero si no conduces para trabajar, no necesitas esta fila, así que puedes eliminarla. Lo mismo ocurre con cualquier otra cuenta que no se aplique a su negocio.

Por defecto, la cuenta de resultados incluye los datos de todas las cuentas que aparecen en el Plan de Cuentas. Si ha añadido o eliminado cuentas del Plan de Cuentas, realice los mismos cambios en la Cuenta de Resultados. Por ejemplo, si no registra “Gas y Automóvil” como un gasto, elimine la fila.

Cuando introduzca los ingresos de las facturas pagadas en su hoja de Transacciones, incluya el número de la factura en la descripción. De este modo, podrá hacer referencias cruzadas y evitar errores, como olvidarse de introducir los pagos de las facturas o introducir la misma factura dos veces. Esto es mucho más fácil si tienes una hoja separada para hacer el seguimiento de tus facturas.

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Muchas empresas de todo el mundo, especialmente las de reciente creación, dependen en gran medida del proceso contable posterior. Para ellos, Excel es un software probado y comprobado en el que confían los contables y que se utiliza mucho día a día. Este es un blog sobre Excel, en el que echaremos un vistazo exhaustivo a MS Excel y examinaremos las dos caras de la moneda, sus ventajas y las limitaciones subyacentes.

Desde la contabilidad básica hasta el almacenamiento de datos financieros como las ventas, los ingresos, las compras y los gastos, Excel se utiliza en casi todas las actividades contables cotidianas de una oficina. También puede utilizarse para almacenar otros datos contables de los empleados. No hace falta decir que facilita mucho la vida con su riqueza de fórmulas y macros para ejecutar cálculos complejos y presentar los datos en forma de tablas y gráficos.

Debido a su versatilidad, siempre se espera que los profesionales de la contabilidad, tanto experimentados como en ciernes, tengan experiencia en Excel. La popularidad y la importancia de Excel pueden medirse por el gran número de cursos disponibles en línea. En primer lugar, vamos a ver por qué Excel se utiliza ampliamente para la contabilidad de las pequeñas empresas.

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REVISADO POR: Tim YoderTim es un QuickBooks Time (antes TSheets) Pro certificado, QuickBooks ProAdvisor, y CPA con 25 años de experiencia. Aporta su experiencia al contenido contable de Fit Small Business.

ESCRITO POR: Danielle BauterPublicado el 1 de octubre de 2021Danielle es escritora de la división de Finanzas de Fit Small Business. Es propietaria de un servicio de contabilidad y nóminas especializado en pequeñas empresas desde hace más de veinte años.

Microsoft Excel es una herramienta inestimable para que los contables realicen numerosas programaciones y cálculos que el software de contabilidad tradicional no ofrece. Viene con funciones para realizar cálculos matemáticos complejos y también admite muchos complementos para actividades como la previsión y el modelado financiero. Como sus funciones son tan robustas, puede utilizarse con tan poca o mucha complejidad como se prefiera. En este artículo se explica cómo se puede utilizar Excel para mejorar la contabilidad y llenar las lagunas que dejan muchos programas gratuitos, y también se ofrecen plantillas para ayudarle.