Utilizar Excel como base de datos
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Cuando se trata de introducir información en hojas de cálculo de Excel, la mayoría de la gente lo hace de la manera tradicional: celda por celda, fila por fila. Para que el proceso sea más fácil de usar y requiera menos tiempo, puedes utilizar un formulario especial de entrada de datos. Te ayudará a centrarte en los registros individuales, de uno en uno, sin tener que desplazarte horizontalmente entre las columnas.
¿Cómo suelen rellenar los usuarios las tablas de Excel? Escribiendo los datos directamente en las celdas. A veces, se desplaza hacia arriba para ver los títulos de las columnas y otras veces se desplaza hacia la derecha y luego vuelve al principio de la tabla. Con grandes conjuntos de datos, existe la posibilidad de confundir algo e introducir información en una celda equivocada.
Para facilitar la introducción, puedes pedir a Excel que muestre una fila de información en un práctico cuadro de diálogo. Aquí puedes añadir con precisión nuevos registros, así como actualizar y editar los existentes. También puedes configurar la Validación de Datos para asegurarte de que sólo se aceptan las entradas que cumplen ciertos criterios.
Creación de una base de datos en Access
El formato básico para almacenar datos en una base de datos de Excel es una tabla. Una vez creada la tabla, utilice las herramientas de datos de Excel para buscar, ordenar y filtrar registros en la base de datos para encontrar información específica.
Al introducir los datos, es importante asegurarse de que se introducen correctamente. Aparte de la fila 2 entre el título de la hoja de cálculo y los títulos de las columnas, no dejes ninguna otra fila en blanco al introducir los datos. Además, asegúrate de no dejar ninguna celda vacía.
Los errores de datos causados por la introducción incorrecta de datos son la fuente de muchos problemas relacionados con la gestión de datos. Si los datos se introducen correctamente al principio, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.
La primera fila de Criterios especifica los nombres de los campos. Todas las demás filas de Criterios representan un filtro, un conjunto de restricciones sobre los campos correspondientes. Las restricciones se describen utilizando la notación de consulta por ejemplo e incluyen un valor a comparar o un operador de comparación seguido de un valor de comparación. Algunos ejemplos de restricciones son: “Chocolate”, “42”, “>= 42” y “<> 42”. Una celda vacía significa que no existe ninguna restricción en el campo correspondiente.
Base de datos relacional en Excel
Por lo general, la culpa la tienen los archivos grandes o los libros de trabajo llenos de fórmulas. Excel puede manejar hasta un millón de filas, pero cuando trabajas con un gran conjunto de datos o haces un análisis pesado -aplicando fórmulas a un montón de celdas, enlazando múltiples hojas de cálculo o conectando con otros libros- se ralentiza mucho antes de llegar al límite de filas.
Excel tiene otro punto débil que puede conducir a la ineficiencia: su estructura es demasiado flexible. Esto puede sonar un poco contraintuitivo, ya que la flexibilidad es una de las razones por las que la gente adora Excel. Como cada celda es una entidad propia, tienes mucha libertad para añadir notas a pie de página, fusionar celdas o trazar un patrón de agujas.
Sin embargo, si una celda se puede manipular fácilmente, es más difícil confiar en la integridad de la hoja de cálculo en su conjunto. La flexibilidad de Excel hace que resulte casi imposible garantizar la coherencia y la precisión en grandes conjuntos de datos. Por muy vigilante que seas, por muchas veces que revises una hoja de cálculo en busca de errores tipográficos y fórmulas rotas, es posible que se te escape algo.
Conexión a la base de datos de Excel
Sin embargo, cada programa tiene claras ventajas, en función del tipo de datos que gestiones y de lo que quieras hacer con ellos. Por ejemplo, si tu objetivo es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder varios usuarios, Access es tu mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para datos numéricos complejos que quieras analizar en profundidad.
En muchos casos, puedes utilizar ambos programas, empleando cada uno para el propósito para el que es más adecuado. En general, Access es mejor para gestionar los datos: te ayuda a mantenerlos organizados, a facilitar las búsquedas y a ponerlos a disposición de varios usuarios simultáneos. Excel suele ser mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y producir gráficos de alta calidad. Si utilizas Access para almacenar tus datos y Excel para analizarlos, puedes obtener las ventajas de ambos programas.
Antes de decidir qué programa utilizar, puede comparar las ventajas de cada uno de ellos, aprender cuándo es mejor utilizar uno u otro y averiguar cómo trabajar con ambos programas para conseguir exactamente los resultados que desea.
