¿Que se coloca en el presupuesto de un proyecto?

¿Que se coloca en el presupuesto de un proyecto?

Proyecto sobre el presupuesto

Crear el presupuesto perfecto para un proyecto es, en parte, una cuestión de experiencia y, en parte, una cuestión de proceso. Tienes que entender los fundamentos de la elaboración de proyectos, pero también tienes que aportar la experiencia colectiva de tu equipo.

En un presupuesto de propuesta, sigues intentando convencer al cliente potencial de que te elija como socio de la agencia. El presupuesto, en este caso, se convierte en una herramienta de persuasión. Tienes que compartir un presupuesto que entusiasme a tus clientes potenciales sin reducir tus márgenes.

Se trata esencialmente de un ejercicio de negociación. Propones al patrocinador un presupuesto basado en tu experiencia y en las condiciones de precio acordadas. El patrocinador lo aprueba o pide aclaraciones y revisiones.

En este ejercicio, el objetivo debe ser la precisión. Subestimar el presupuesto puede llevar a pedir dinero extra a los patrocinadores. La sobreestimación puede hacer que los patrocinadores revisen los términos del propio acuerdo (o peor, que lo incumplan). Ninguna de estas situaciones es ideal.

Independientemente del método de cálculo, el método de presupuestación de tiempo y materiales (T&M) es el más sencillo. De hecho, ni siquiera es necesario calcular un presupuesto estimado, sólo hay que calcular el tiempo estimado.

Plantilla de presupuesto del proyecto

Muchas partes interesadas han tenido que reexaminar sus prioridades cambiantes, sus presupuestos y la definición del éxito o el fracaso de los proyectos. La incertidumbre global alimenta ahora la creciente presión para que los jefes de proyecto y sus equipos cambien su estrategia presupuestaria y la ejecución del proyecto. Por ello, la gestión eficaz del presupuesto es un área de atención primordial para los directores de proyectos que valoran su carrera.[

Lo que las partes interesadas dicen que necesitan o quieren en un proyecto a menudo no es tan sencillo como puede parecer de entrada. Esto puede dar lugar a objetivos y expectativas no identificados en ambos lados de la mesa. Supongamos que el director del proyecto, los patrocinadores, los miembros del equipo y los proveedores no tienen una idea sólida de los verdaderos deseos de las partes interesadas. En ese caso, es casi imposible identificar cuáles son los requisitos del proyecto. Asegúrate de dedicar todo el tiempo que sea necesario para conocer a fondo lo que esperan las partes interesadas. En última instancia, todo, incluido el presupuesto, está definido por las expectativas de las partes interesadas, los resultados y otros requisitos. Por tanto, el primer paso para gestionar eficazmente el presupuesto del proyecto es asegurarse de que los requisitos del proyecto se identifican, documentan y confirman con exactitud con todas las partes interesadas, y de que se comunican a todas las partes implicadas. Este paso crucial debería completarse antes de fijar los presupuestos. Muchos proyectos se han iniciado en torno a las necesidades, pero se han ejecutado en torno a los deseos, lo que hace que los proyectos corran el riesgo de sobrepasar el presupuesto y dejar a todos decepcionados.

Gestión de los costes del proyecto

Informe de costes del proyecto – Puede encontrar el informe de costes del proyecto en la página del panel de control de su organización y en la página de resumen de cualquier proyecto individual. En el panel de control, puede encontrar el informe de presupuesto y coste (que incluye el coste aprobado, el coste para el cliente y el coste para la empresa) de todos los proyectos de su organización.

En el panel de control, puede encontrar el informe de coste de recursos para todos sus proyectos, que incluye el valor de las horas facturables de los recursos, la tarifa horaria para la empresa, el coste para la empresa, la tarifa horaria para los clientes y el coste para el cliente para cada proyecto.

En la página de resumen del proyecto, puede encontrar el informe de costes de los recursos para ese proyecto en particular. El valor del informe incluye el nombre del recurso, las horas facturables, la tarifa horaria para la empresa, el coste para la empresa, la tarifa horaria para los clientes y el coste para el cliente.

Herramienta de planificación del presupuesto del proyecto

Para poder evaluar bien los recursos financieros necesarios para su proyecto y asignarlos eficazmente, necesita una planificación presupuestaria profesional. Para cada proyecto -independientemente de su tamaño y complejidad- sólo hay una cantidad limitada de fondos disponibles. Para utilizar estos recursos con habilidad, necesita una planificación presupuestaria bien pensada y organizada.

Esto hace que la planificación presupuestaria sea una herramienta importante tanto en la gestión de proyectos como de recursos. Las ventajas del presupuesto pueden aprovecharse tanto en la fase de planificación como en la de información y control del proyecto, es decir, durante toda la duración del mismo.

Al principio del proyecto hay muchos factores que todavía no están claros. Por ello, es buena idea incluir en la planificación del presupuesto un margen de seguridad para absorber estas incertidumbres. Para convencer mejor a los inversores, también se puede indicar el valor mínimo y máximo previsto del presupuesto. Si estos dos valores difieren considerablemente, puede ser una señal de que su proyecto debe definirse con más detalle.

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